L’onboarding en entreprise : clé d’une intégration réussie et d’un engagement durable
Rédigé par Margaux VB Publié le 06/12/2024
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Quand un nouveau collaborateur rejoint une entreprise, ses premiers jours sont déterminants pour son intégration et son engagement. Le processus d’accueil, appelé « onboarding » est une étape cruciale pour transformer une arrivée réussie en un recrutement durable. Pourtant, un onboarding efficace peut faire toute la différence dans un contexte où les salariés sont en quête d’avantages sociaux.
Mais qu’entend-on exactement par onboarding ? Et pourquoi est-il aujourd’hui plus stratégique que jamais pour les entreprises ?
L’onboarding pour les RH : bien plus qu’un simple accueil
Le but principal d’un onboarding est d’accueillir et d’intégrer, dans les meilleures conditions, la nouvelle recrue. Il ne s’agit pas seulement de faire une visite des locaux ou de donner un livret de bienvenue. L’identité et les valeurs de l’entreprise vont lui être transmises. C’est LA période pour ancrer la vision, les missions mais aussi les engagements sociaux ou environnementaux dans l’esprit du nouvel arrivant. Il va favoriser l’envie du nouveau salarié à rester dans l’entreprise et à s’y projeter.
Saviez-vous que 73% des entreprises considéraient l’onboarding comme une priorité essentielle en matière de gestion RH (source : Workelo), mais que seuls 12% des salariés sont satisfaits de leur onboarding, selon une étude de Gallup.
Comment mettre en place un processus d’onboarding ?
Un bon processus d’onboarding repose sur des outils et des actions concrètes. Vous pouvez créer une checklist des étapes clés pour un onboarding réussi :
1. Anticiper l’arrivée du collaborateur
L’intégration commence bien avant le premier jour du collaborateur. Cette phase est appelée le « pré-onboarding », il permet de poser les bases d’une bonne intégration. Une fois que sa candidature est acceptée, un premier contact doit être établi pour établir les documents administratifs nécessaires, comme le contrat de travail.
Chez Gerep, tout est dématérialisé pour simplifier et accélérer ces démarches. Vous pouvez envoyer un livret d’accueil, le règlement intérieur et toutes les informations clés pour que le nouveau salarié puisse se préparer en toute sérénité.
Dans cette phase, plusieurs actions sont menées pour pouvoir anticiper son arrivée et ne pas être dans l’urgence du dernier moment. La veille de son arrivée, Faites une dernière vérification :
- Vérification du matériel (poste de travail, outils informatiques).
- Préparation de l’espace de travail ou mise en place du télétravail (VPN, accès logiciels, création de l’adresse e-mail, badges).
- Communication interne pour rappeler à l’équipe l’arrivée d’un nouveau collègue et s’assurer qu’il se sente attendu.
Point d'attention
Le livret d’accueil ou d’intégration est une bible qui détaille les droits et avantages sociaux, les contacts utiles, les procédures, les pratiques et toutes les autres informations importantes de l’entreprise. On peut utiliser des supports visuels pour que les informations clés soient plus marquantes, digestes et attractives.
- Pour présenter les avantages sociaux, il est essentiel de détailler les différents dispositifs de façon claire et précise : les garanties en santé avec les services associés (téléconsultation, réseau de soins…), la part employeur et la part salarié, les informations sur le potentiel PEE (Plan Epargne Entreprise), sur les garanties prévoyance…
2. Jour J : le premier contact
La première journée est décisive pour le moral et l’engagement du collaborateur. C’est durant ces premières heures, que le nouvel arrivé va non seulement découvrir son rôle, son environnement de travail, l’ambiance et la culture de l’entreprise.
Voici quelques idées pour organiser une arrivée :
- Accueil convivial : petit-déjeuner d’équipe ou déjeuner de bienvenue pour briser la glace.
- Présentation des équipes et services : un parcours d’intégration peut être prévu avec les responsables de différents postes pour mieux comprendre les spécificités de l’entreprise.
- Visite guidée de l’entreprise : présenter les locaux, les espaces communs, et les services à disposition (cafétéria, salle de repos, etc.).
- Kit de bienvenue : goodies, outils pratiques, et documents essentiels, notamment le bulletin d’affiliation à la mutuelle santé et prévoyance. Attention ! il faut veiller à ce que le collaborateur soit protégé dès son premier jour.
De plus, le rôle des managers est important. Un manager qui accueille personnellement le salarié, partage sa propre expérience et répond à ses questions, crée un lien de proximité essentiel, même lors d’onboarding en distanciel. Ce lien est d’autant plus important depuis la montée en puissance du télétravail ou du full-remote amenant une mutation du management de proximité.
3. Après l’arrivée : maintenir un lien et faire de l’accompagnement
L’intégration ne se limite pas à la première journée. Le suivi régulier permet au salarié de s’adapter rapidement à son poste et de trouver sa place. Il permet aussi de pouvoir être à l’écoute de ses attentes, demandes ou problématiques.
Vous pouvez planifier des points réguliers avec le manager pour discuter des premières impressions, clarifier les missions, et répondre aux éventuelles questions. Mais aussi, encourager l’apprentissage en proposant des formations ou modules e-learning adaptés aux besoins du poste.
4. Étape finale : feedback et validation
Un onboarding réussi ne s’achève pas sans une phase d’évaluation et de validation. Cette étape finale permet d’analyser le ressenti du nouveau collaborateur et de tirer des enseignements pour optimiser les prochaines intégrations.
L’entretien de fin de période d’essai est une excellente occasion d’échanger sur les points positifs, les éventuelles difficultés rencontrées et les axes d’amélioration. Cela démontre également l’engagement de l’entreprise à soutenir ses collaborateurs dans leur montée en compétences. Pour aller plus loin, un questionnaire de satisfaction peut être envoyé pour recueillir des retours plus détaillés sur chaque étape de l’onboarding.
Gardez à l’esprit que l’onboarding doit être flexible. Ce qui fonctionne pour un salarié peut ne pas convenir à un autre. Adaptez vos outils et processus en fonction des besoins individuels, mais aussi des postes.
La protection sociale : avantage clé à mettre en avant dans un onboarding !
L’onboarding est bien plus qu’une simple période d’intégration : c’est une opportunité unique de mettre en lumière tous les avantages sociaux et dispositifs conçus pour améliorer la qualité de vie des collaborateurs. Ces éléments ne se limitent pas à la protection sociale; ils incluent également des avantages financiers, des bénéfices en nature et des dispositifs d’épanouissement professionnel.
Il est essentiel d’expliquer clairement les différents avantages sociaux offerts par l’entreprise, qu’ils soient obligatoires ou facultatifs : une mutuelle performante, des solutions de prévoyance, ou encore des programmes d’épargne retraite, etc.
Ces dispositifs renforcent le sentiment de sécurité et valorisent que l’entreprise prend soin de la santé physique, mentale et financière de ses collaborateurs. Ils peuvent faire la différence, en plus des avantages liés à la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT) comme l’accès au télétravail ou encore à des tickets restaurants.
En valorisant ces avantages dès l’intégration, l’entreprise met en avant une approche globale qui inclut aussi bien des aspects pratiques que des leviers de motivation, tels que l’intéressement ou la formation continue.
L’onboarding pour les salariés : une expérience qui donne le ton
Pour les nouveaux collaborateurs, l’onboarding donne le ton. Un processus bien pensé renforce leur engagement, tandis qu’un onboarding désorganisé peut nuire à l’image de l’entreprise. Les attentes principales des salariés sont :
- Clarté : connaître leurs missions et responsabilités.
- Reconnaissance : se sentir attendu et valorisé.
- Sécurité : comprendre et bénéficier des avantages sociaux dès leur arrivée.
Pour les RH, répondre à ces attentes est une preuve d’engagement, mais aussi un moyen de fidéliser les talents dès le départ.
Les outils et services offerts par Gerep pour optimiser l’onboarding en protection sociale
Nos services sont conçus pour répondre aux attentes des équipes RH et des assurés, comme en témoigne la note de 4,7/5 attribuée à notre application par nos utilisateurs.
Un environnement digital complet pour les RH et les assurés
L’environnement digital de chez Gerep est conçu pour simplifier la gestion des avantages sociaux tant pour les salariés que pour les RH.
Un espace entreprise pour les RH
L’extranet RH de Gerep est un outil stratégique pour simplifier les formalités administratives et assurer un suivi optimal. Il vous permet de gérer les mouvements de personnel qui interviennent au sein de votre société. Gerep propose deux options d’affiliation :
- L’affiliation automatique
Grâce à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), le procédé d’affiliation se fait automatiquement sans nécessité d’action de votre part.
Les mouvements de personnel sont synchronisés en temps réel et cette automatisation réduit significativement la charge administrative et le risque d’erreurs. Les informations sur la DSN sont disponibles sur votre espace net entreprise.
- L’affiliation ou dispense mutuelle en ligne
Les équipes RH peuvent gérer directement l’affiliation des nouveaux collaborateurs via l’extranet, en remplissant un formulaire.
Au-delà de l’affiliation, l’extranet RH de Gerep offre une multitude de fonctionnalités pour simplifier la gestion des contrats de protection sociale :
-
- Effectuer les mises à jour
- Signaler les arrêts de travail
- Gérer les radiations qui sont aussi automatisés grâce à la DSN
- Suivre les contrats en temps réel
- Gérer les sinistres
- Extraite les données pour faire des reportings et des analyses de données
A savoir
Lors de son affiliation le salarié pourra également se dispenser conformément aux cas prévus par la loi ou par l’accord collectif.
Un espace assuré pour les salariés
En tant qu’entreprise à mission, Gerep s’engage à faciliter la vie des assurés. 83% des demandes sont effectuées via l’espace personnel IRIS, et traitées en moins de 48h preuve de l’efficacité et de la simplicité de nos outils digitaux. Mettre en place une complémentaire santé fiable et efficace est essentielle non seulement pour garantir la satisfaction des collaborateurs, mais aussi pour valoriser votre marque employeur dès l’onboarding. Les assurés peuvent :
- Modifier leur adresse ou leur RIB en ligne
- Ajouter ou supprimer un bénéficiaire en fonction de leur contrat
- Avoir leur carte de tiers payant (format imprimable ou format numérique), leurs relevés santé sur une période déterminée, leurs réponses aux devis et prises en charge hospitalières disponibles en ligne
- Consulter leurs garanties de frais de santé
- Effectuer leurs démarches en ligne (remboursement, portabilité, certificat de scolarité, devis, …)
- Localiser leurs professionnels de santé et accéder à leur réseau de soins
- Bénéficier de la téléconsultation et d’autres services de santé
Une gestion rapide et réactive des demandes
Un des points forts de Gerep réside dans la réactivité de son service client, avec un temps d’attente moyen de 1 minute 12 au téléphone, un délai de traitement des dossiers en ligne en 48 heures, nous simplifions et fluidifions chaque étape pour les équipes RH et les assurés. De plus, en cas de besoin, RH et salariés peuvent compter sur un interlocuteur dédié pour les questions complexes.
En travaillant main dans la main avec un courtier en assurance comme Gerep, les RH disposent d’outils adaptés pour valoriser leurs dispositifs de protection sociale et bénéficier d’un accompagnement fluide et complet.
FAQ : Réponses aux questions fréquentes
Qu’est-ce que l’onboarding en entreprise ?
L’onboarding, ou "intégration" en français, désigne l’ensemble des actions mises en place pour accompagner un salarié dans ses premiers jours, semaines, voire mois au sein de l’entreprise. Bien plus qu’une simple formalité administrative, il s’agit d’un parcours structuré pour aider le collaborateur à comprendre la culture d’entreprise, à se sentir à l’aise dans son poste, et à nouer des liens avec ses collègues.
Est-ce que l’onboarding sert-il vraiment ?
De nombreuses études montrent que les entreprises disposant d’un onboarding efficace constatent une réduction significative du turnover, une montée en compétence accélérée, et un engagement plus fort des salariés. Mais pour qu’il soit réellement impactant, l’onboarding doit être bien pensé : personnalisé, complet, et en phase avec les valeurs de l’entreprise.
Pourquoi parler de la protection sociale dès l’onboarding ?
Les jeunes talents mais aussi les profils expérimentés sont de plus en plus sensibles aux avantages sociaux, surtout depuis la pandémie de la Covid.
De plus, une communication claire et transparente sur ces dispositifs améliore leur compréhension dans l’esprit des salariés et comprennent mieux les enjeux ou le but de ses dispositifs. Elle change aussi la perception, positivement, de l’entreprise en tant qu’employeur attentif au bien-être de ses employés.
Article écrit par
Margaux Vieillard-Baron
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